Khi một doanh nghiệp thực hiện giao dịch chuyển nhượng quyền sở hữu xe ô tô công ty, việc thực hiện thủ tục thu hồi biển số xe ô tô công ty và giấy chứng nhận đăng ký xe là một yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật hiện hành. Quá trình này không chỉ đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý phương tiện giao thông mà còn liên quan trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp sau khi chiếc xe không còn thuộc sở hữu của mình. Bài viết này trên toyotaokayama.com.vn sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về thủ tục, hồ sơ cần thiết và các chi phí liên quan đến việc thu hồi biển số xe ô tô công ty sau khi hoàn tất việc bán xe.
Vì sao cần thu hồi biển số xe ô tô công ty sau khi bán?
Sau khi hợp đồng mua bán xe ô tô công ty được ký kết và quyền sở hữu xe đã chuyển giao, chủ cũ (doanh nghiệp bán xe) có nghĩa vụ pháp lý phải thực hiện thủ tục thu hồi giấy chứng nhận đăng ký và biển số xe ô tô công ty trong vòng 30 ngày kể từ ngày hoàn tất thủ tục chuyển quyền sở hữu. Việc này được quy định rõ ràng trong Thông tư 24/2023/TT-BCA. Mục đích của quy định này là để cơ quan chức năng cập nhật lại thông tin về quyền sở hữu phương tiện trên hệ thống quản lý dữ liệu quốc gia.
Biển số xe đã được thu hồi sẽ được cơ quan công an lưu trữ lại và cấp lại cho chính chủ xe (doanh nghiệp đó) khi đăng ký cho một phương tiện khác thuộc sở hữu của mình trong tương lai. Tuy nhiên, nếu sau thời hạn 05 năm kể từ ngày thu hồi mà chủ xe không sử dụng lại biển số xe ô tô công ty đó để đăng ký cho xe khác, biển số sẽ được chuyển vào kho số chung để cấp phát cho các tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu đăng ký xe. Việc tuân thủ quy định này giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối pháp lý không đáng có liên quan đến chiếc xe đã bán.
Hồ sơ đầy đủ khi thu hồi biển số xe công ty
Để thực hiện thủ tục thu hồi biển số xe ô tô công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ và tài liệu sau đây, theo quy định tại Điều 14.1 Thông tư 24/2023/TT-BCA.
Đầu tiên là Giấy khai thu hồi đăng ký, biển số xe ô tô công ty. Đây là mẫu văn bản chính thức do cơ quan đăng ký xe quy định, trong đó doanh nghiệp sẽ kê khai các thông tin cần thiết về chiếc xe và yêu cầu thực hiện thủ tục thu hồi. Kèm theo đó là 02 bản cà số khung, số máy. Việc cà số khung, số máy giúp cơ quan chức năng kiểm tra và đối chiếu thông tin chính xác về chiếc xe.
Hồ sơ và biển số xe ô tô công ty cần thu hồi
Tiếp theo là Hợp đồng mua bán xe. Loại hợp đồng này cần có các yêu cầu riêng tùy thuộc vào đối tượng mua. Cụ thể, nếu công ty bán xe ô tô cho một cá nhân, hợp đồng mua bán bắt buộc phải được công chứng theo quy định. Ngược lại, nếu công ty bán xe ô tô cho một doanh nghiệp khác, hợp đồng mua bán xe sẽ không cần phải thực hiện công chứng.
Ngoài ra, doanh nghiệp bán xe cần xuất Hóa đơn cho giao dịch mua bán này. Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các thông tin nhận dạng chiếc xe như Tên xe, màu xe, số loại, năm sản xuất, số khung và số máy. Cuối cùng, các giấy tờ gốc của xe là không thể thiếu, bao gồm Chứng nhận đăng ký xe và chính biển số xe ô tô công ty đã được cấp.
Chi tiết các bước thủ tục thu hồi biển số xe công ty
Quy trình thu hồi biển số xe ô tô công ty sau khi bán được thực hiện theo các bước sau đây, đảm bảo tính minh bạch và theo đúng quy định pháp luật dựa trên Điều 15.1 Thông tư 24/2023/TT-BCA.
Bước 1: Kê khai trực tuyến
Bước đầu tiên trong quy trình là chủ xe (doanh nghiệp) thực hiện kê khai giấy khai thu hồi đăng ký, biển số xe ô tô công ty trên cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của Bộ Công An. Sau khi hoàn tất việc kê khai trực tuyến, hệ thống sẽ cấp cho doanh nghiệp một mã số đăng ký xe trực tuyến. Việc này giúp số hóa quy trình và tiết kiệm thời gian cho cả người dân và cơ quan quản lý.
Bước 2: Nộp hồ sơ và kiểm tra xe tại cơ quan đăng ký
Sau khi có mã số đăng ký trực tuyến, doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký xe có thẩm quyền. Cơ quan này sẽ thực hiện kiểm tra hồ sơ đã nộp và đối chiếu với thông tin kê khai trực tuyến. Đồng thời, doanh nghiệp cần đưa xe đến địa điểm quy định để cơ quan công an kiểm tra hiện trạng xe và tiến hành gỡ biển số xe ô tô công ty để nộp cùng với bộ hồ sơ. Tuy nhiên, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình di chuyển hoặc sử dụng xe trong thời gian chờ kết quả, chủ xe có thể xin nợ biển số xe ô tô công ty và cam kết nộp lại khi nhận được giấy chứng nhận thu hồi.
Bước 3: Nhận kết quả
Sau khi hồ sơ được tiếp nhận và kiểm tra đầy đủ, hợp lệ, cơ quan đăng ký xe sẽ tiến hành xử lý theo quy định. Thời gian cấp giấy chứng nhận thu hồi đăng ký, biển số xe ô tô công ty được quy định là không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan chức năng nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp sẽ đến nhận kết quả tại nơi đã nộp hồ sơ, hoặc có thể đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích nếu có nhu cầu.
Thẩm quyền giải quyết thủ tục thu hồi biển số xe công ty
Việc xác định cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục thu hồi biển số xe ô tô công ty phụ thuộc vào địa điểm đặt trụ sở chính của doanh nghiệp. Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 24/2023/TT-BCA, thẩm quyền giải quyết hồ sơ thu hồi thuộc về Đội Cảnh sát giao thông thuộc Phòng Cảnh sát giao thông hoặc Công an cấp Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố tại địa phương nơi công ty có trụ sở.
Cụ thể, nếu công ty có ô tô và trụ sở chính đặt tại các Quận hoặc Thành phố trực thuộc trung ương, hoặc tại Thành phố, Huyện, Thị xã trực thuộc Tỉnh nơi Phòng Cảnh sát giao thông cấp tỉnh có trụ sở, hồ sơ thu hồi sẽ được nộp tại Phòng Cảnh sát giao thông cấp tỉnh đó. Ví dụ, một công ty có ô tô đặt trụ sở tại Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh khi bán xe sẽ nộp hồ sơ thu hồi tại Phòng Cảnh sát giao thông Công an Thành phố Hồ Chí Minh.
Ngược lại, nếu công ty có ô tô và trụ sở chính đặt tại các Huyện thuộc tỉnh (không thuộc trường hợp trên), hồ sơ thu hồi sẽ được nộp tại Cơ quan Công an cấp huyện nơi công ty đặt trụ sở. Ví dụ, một công ty có ô tô đặt trụ sở tại huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh sẽ nộp hồ sơ thu hồi tại Công an huyện Củ Chi. Việc xác định đúng thẩm quyền giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục một cách thuận lợi và nhanh chóng.
Chi phí liên quan đến việc thu hồi biển số xe công ty
Ngoài các thủ tục hành chính, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các chi phí liên quan khi thực hiện thu hồi biển số xe ô tô công ty. Các chi phí này bao gồm nhiều khoản mục khác nhau, cấu thành tổng số tiền doanh nghiệp phải chi trả cho quá trình này.
Các khoản chi phí phổ biến bao gồm chi phí cho việc cà số khung, số máy, thường dao động trong khoảng từ 250.000 đến 500.000 đồng tùy thuộc vào địa điểm và đơn vị thực hiện. Một khoản chi phí đáng kể khác là phí công chứng hợp đồng mua bán xe, áp dụng trong trường hợp công ty bán xe ô tô cho cá nhân. Chi phí công chứng phụ thuộc vào giá trị giao dịch của chiếc xe theo quy định của pháp luật về công chứng. Ngoài ra còn có các chi phí khác phát sinh trong quá trình làm thủ tục như lệ phí đăng ký cấp chứng nhận xe tạm thời (nếu có nhu cầu sử dụng xe trong khi chờ thu hồi biển số xe ô tô công ty) hoặc các chi phí dịch vụ khác, thường ở mức từ 50.000 đến 150.000 đồng.
Ví dụ, nếu một công ty bán xe ô tô đã sử dụng cho một cá nhân với giá chuyển nhượng là 1,5 tỷ đồng, tổng chi phí thu hồi biển số có thể dao động từ khoảng 1.600.000 đến 1.950.000 đồng, bao gồm phí cà số, phí công chứng (tính theo giá trị xe), và các chi phí nhỏ khác. Đối với các doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác, có thể cân nhắc sử dụng các dịch vụ hỗ trợ làm thủ tục trọn gói với mức phí dịch vụ riêng, thường dao động từ 2 triệu đến 5 triệu đồng, giúp hoàn thành quy trình nhanh chóng trong khoảng 3 đến 5 ngày làm việc.
Việc nắm rõ các khoản mục chi phí này giúp doanh nghiệp chuẩn bị tài chính đầy đủ và chủ động hơn trong quá trình thực hiện thủ tục thu hồi biển số xe ô tô công ty.
Hiểu rõ và tuân thủ các quy định về thủ tục thu hồi biển số xe ô tô công ty sau khi bán là điều cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Quy trình này, bao gồm việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thực hiện đúng các bước kê khai và nộp tại cơ quan có thẩm quyền, cùng việc nắm vững các chi phí liên quan, sẽ giúp doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ pháp lý một cách suôn sẻ và hiệu quả. Đảm bảo thực hiện đúng thời hạn 30 ngày theo quy định là yếu tố quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý tiềm ẩn, đồng thời thể hiện sự tuân thủ nghiêm túc các quy định về quản lý phương tiện giao thông. Để tìm hiểu thêm về các thông tin liên quan đến xe ô tô và các quy định pháp lý, bạn có thể truy cập toyotaokayama.com.vn.